Como preparar seu e-commerce para uma fiscalização da Receita Federal.

O que a HARPIA já sabe

• Suas NF-e emitidas e recebidas.
• Vendas em marketplaces (IN 2.005/21).
• Pix e movimentação financeira (e-Financeira).
• Compras com cartão via TEF.
• Imóveis, veículos, ganho de capital.

Checklist de preparação

• ✓5 anos de NF-e organizadas por competência.
• ✓Extratos bancários e gateways.
• ✓Relatórios de vendas de todos os marketplaces.
• ✓ECD, ECF, LALUR e SPED completos.
• ✓Contrato social atualizado.
• ✓Distribuição de lucros com lastro em balanço.
• ✓Pró-labore com folha e INSS regulares.
• ✓Contador acompanhando a intimação.

Como a intimação chega (e o relógio que ela liga)

A intimação não vem por carta nem por oficial na porta: cai na caixa postal do e-CAC, no Domicílio Tributário Eletrônico. E a ciência conta mesmo que ninguém abra a mensagem — depois do prazo regulamentar, você está formalmente intimado, sabendo ou não. Por isso a rotina mínima é checar a caixa postal toda semana e manter procuração eletrônica ativa para o contador receber junto.

Aberto o prazo (em regra 20 dias corridos, prorrogáveis mediante pedido formal), cada dia importa: reunir 5 anos de documentos, conciliar canais e montar resposta técnica não é tarefa de véspera.

Autorregularização: a saída barata existe — antes do auto

Enquanto não há procedimento fiscal formalizado contra a empresa, vale a denúncia espontânea (art. 138 do CTN): paga-se o tributo com juros Selic, sem multa punitiva. Exemplo ilustrativo: divergência de R$ 200 mil entre o que os marketplaces reportaram via DIMP e o que a loja declarou. Regularizar antes custa o imposto sobre isso mais juros; esperar a autuação soma multa de ofício de 75% — ou 150% se caracterizarem sonegação.

A própria Receita sinaliza antes de autuar em muitos casos: cartas de autorregularização da malha PJ apontam a divergência e dão prazo para corrigir. Ignorar a carta é escolher a via cara.

Os cruzamentos que derrubam e-commerce

• DIMP × apuração: marketplace reporta bruto maior do que a receita declarada.
• e-Financeira × faturamento: movimentação bancária muito acima da receita.
• NF-e de entrada sem saída correspondente: estoque 'fantasma' sugere venda omitida.
• Pix na conta PF do sócio recebendo venda da PJ — rastreável dos dois lados.
• Folha × pró-labore: sócio ativo sem remuneração declarada por anos.

Se o fiscal chegar: postura e erros fatais

Regra número um: tudo por escrito, dentro do prazo, exatamente o que foi pedido — nem menos, nem mais. Entregar documento além do solicitado abre frentes novas; 'explicar por telefone' cria versão sem controle. Resposta boa é técnica, documental e revisada por contador (e, em valores altos, por advogado tributarista).

Erros fatais: ignorar a intimação (vira lançamento de ofício com multa agravada e arbitramento), apresentar documentação incompleta fingindo completude e alterar registros depois de intimado — o que transforma problema fiscal em problema penal.

Guarde toda a documentação fiscal por no mínimo 5 anos; obrigações previdenciárias e trabalhistas têm prazos próprios, alguns bem maiores. Na dúvida, não descarte.

Perguntas frequentes