Módulo 3 — Os documentos que você manda todo mês

O que você vai aprender

• A lista de documentos que o contador precisa todo mês.
• Como organizar sem virar refém de pastas e e-mails.
• Os erros de organização que mais geram retrabalho e multa.

A lista básica

Todo mês, a contabilidade precisa enxergar tudo o que entrou e saiu da empresa. Na prática, isso significa:

1. Notas fiscais emitidas (vendas e serviços). Muitos sistemas enviam direto ao contador — confirme se o seu faz isso.
2. Notas fiscais recebidas (compras, serviços contratados, energia, internet, aluguel quando houver).
3. Extratos de todas as contas da empresa: banco, conta digital, maquininha de cartão, plataformas de pagamento e marketplaces.
4. Comprovantes de despesas sem nota, como tarifas bancárias e juros.
5. Informações de folha: admissões, demissões, faltas, horas extras, férias e adiantamentos.
6. Contratos novos: empréstimos, financiamentos, aluguel, compra de equipamentos.

Quem vende por plataforma ou marketplace precisa incluir o relatório de repasses: o valor vendido e o valor que caiu na conta raramente são iguais, por causa de taxas e antecipações.

Separe a empresa da pessoa física

O erro número um da pequena empresa é pagar conta pessoal pela conta da empresa, ou receber cliente na conta pessoal. Parece inofensivo, mas:

• mistura receita com dinheiro que não é receita;
• dificulta provar que a retirada do sócio é distribuição de lucro, e não salário disfarçado;
• faz a movimentação bancária da empresa não bater com o faturamento declarado.

Regra simples: tudo o que é da empresa entra e sai pela conta da empresa. Quando você precisa de dinheiro, faz uma retirada registrada — pró-labore ou distribuição de lucros — e usa a conta pessoal.

Um jeito simples de organizar

• Uma pasta por mês (no computador ou na nuvem), com as subpastas: emitidas, recebidas, extratos, folha e contratos.
• Dia fixo de envio, combinado com o contador.
• Nome padronizado nos arquivos: data, fornecedor e valor. Parece detalhe, mas economiza horas no fim do ano.
• Conciliação rápida: antes de enviar, confira se cada valor grande do extrato tem nota ou comprovante.

Os erros que mais geram retrabalho

• Esquecer extrato de conta digital ou de maquininha.
• Mandar foto ilegível de nota em vez do arquivo XML ou PDF.
• Não avisar venda para outro estado — o tratamento do imposto pode mudar.
• Pagar fornecedor sem nota e esperar que a despesa "entre" na contabilidade.

Recado final do módulo

Organização mensal não é favor ao contador: é o que garante que o imposto calculado corresponde ao que a empresa realmente fez. Documento que falta vira estimativa, e estimativa costuma sair mais cara.

Conteúdo educativo. O conjunto exato de documentos depende da atividade e do regime da empresa.