Contabilidade para Pequenas Empresas: a Rotina Depois de Abrir
Módulo 5 — Folha, pró-labore e funcionários na rotina
15 min de leitura
O que você vai aprender
- A diferença entre pró-labore, salário e distribuição de lucros.
- O que acontece na contabilidade quando você contrata alguém.
- Os marcos da folha ao longo do ano.
Três formas de tirar dinheiro da empresa
| Forma | O que é | Encargos |
|---|---|---|
| Pró-labore | Remuneração do sócio pelo trabalho na empresa | Contribuição ao INSS do sócio e, conforme o valor, imposto de renda |
| Salário | Remuneração de empregado com carteira assinada | INSS, FGTS, férias, 13º e demais direitos trabalhistas |
| Distribuição de lucros | Parte do lucro apurado, paga aos sócios | Isenta de IR dentro dos limites da lei. Desde janeiro de 2026 (Lei 15.270/2025), se uma mesma empresa pagar mais de R$ 50 mil de lucros no mês a uma mesma pessoa física, há retenção de 10% de IR sobre o valor total pago no mês. A Receita entende que a regra vale também para o Simples; o tema é contestado na Justiça. Há regra de transição para lucros apurados até 2025: confirme com a contabilidade |
Em regra, o sócio que trabalha na empresa deve receber pró-labore e contribuir ao INSS. Retirar tudo como "lucro", sem contabilidade que separe remuneração de lucro, pode levar o Fisco a tratar parte das retiradas como remuneração e cobrar contribuição previdenciária, além de deixar o sócio sem cobertura da Previdência.
A escolha do valor do pró-labore também afeta o imposto do Simples em algumas atividades, pelo Fator R. Esse tema está detalhado no manual Como pagar menos impostos legalmente.
Quando você contrata alguém
A contratação de um funcionário cria uma rotina nova na contabilidade:
- Antes do início: registro do empregado no eSocial, com os dados do contrato.
- Todo mês: folha de pagamento, holerite, recolhimento do FGTS e das contribuições previdenciárias.
- Eventos do contrato: faltas, horas extras, afastamentos e alterações salariais precisam ser informados ao contador no mês em que acontecem.
- Saída: o pagamento das verbas rescisórias e a entrega dos documentos devem ocorrer em até 10 dias contados do término do contrato (CLT, art. 477, § 6º). O desligamento também é informado no eSocial.
Dica prática: combine com o contador um "formulário de admissão" padrão. A falta de um documento no primeiro dia é o que mais atrasa o registro.
Os marcos do ano na folha
- Férias: a remuneração das férias, com o adicional de um terço, deve ser paga até 2 dias antes do início do descanso (CLT, art. 145).
- 13º salário: primeira parcela até 30 de novembro e segunda até 20 de dezembro (em 2026, o dia 20 cai num domingo).
- Informe de rendimentos: entregue a funcionários e sócios no início do ano.
- Convenção coletiva: o sindicato da categoria pode definir piso salarial e reajuste anual. Pergunte ao contador qual convenção se aplica à sua empresa.
Erros que custam caro
- Pagar "por fora" parte do salário.
- Contratar como prestador de serviço quem trabalha com horário, subordinação e rotina de empregado.
- Deixar de informar faltas e horas extras no mês em que acontecem.
- Não fazer pró-labore e retirar dinheiro sem registro.
Conteúdo educativo. Regras trabalhistas e previdenciárias dependem da categoria e do contrato — valide com a sua contabilidade.